Un aspetto molto trascurato nella gestione dei progetti, e non solo, è la comunicazione. La metodologia TenStep dedica un intero passo a questo processo per evidenziare l'importanza della comunicazione per chi deve comunicare qualcosa, per chi deve ricevere una informazione e  per il l'informazione stessa.

Porgere una informazione è un'arte  da manifestare con cortesia, chiarezza e determinazione. Ad esempio per conquistare la fiducia dei lettori di una newsletter, bisogna raggiungere l'equilibrio giusto tra informazioni, novità, messaggi promozionali e piacevolezza dell'esposizione.

Una newsletter dovrebbe, senza alcun impegno, invogliare il lettore a concedersi un momento di relax o di riflessione, accettando di ascoltare l'opinione o il messaggio di un altro. Le tecniche per invogliare alla lettura di una newsletter sono tante. Le più subdole sono le promesse di farvi diventare ricchi. O che avete trovato finalmente il vostro Eldorado. I più diffidenti abbandonano subito tali letture, rinunciando anche a ciò che di buono poteva offrire quella lettura. I più sprovveduti o i più deboli accettano tutto e magari cascano anche nei tranelli ben architettati.

Mi piace segnalarvi un esempio accattivante, ma gradevolissimo, di inizio di newsletter proposto da una nota professionista americana a metà marzo 2004:

A questo spot sulla primavera, segue il piatto forte:

< Light shines in many forms, and this month we have been shining our allPM.com light -- through the generosity and expertise of Dr. Harold Kerzner – on a topic that normally does not get a lot of play: "Tips for Project Management Sponsors and Executives." .....>

La newsletter crea l'atmosfera invitante della primavera in arrivo e poi passa a trattare un argomento ostico, che molte persone fanno finta di ignorare. E' un bel tema spinoso, se pensiamo a quanto poca comunicazione, di solito, avviene tra Sponsor e Project Manager. Mentre il project manager  si affanna a trasmettere fiumi di informazioni che lo sponsor spesso non legge, basterebbero pochi indicatori del tipo: Verde, Giallo  o Rosso, per dare l'idea dello stato di salute di un progetto sotto un certo numero di aspetti: tempi, budget e qualità.

Continuando la sua recensione, Judy introduce subito dopo un tema ancora più pesante e  spinoso, il fallimento di un progetto dal titolo: "Anatomy of a Failed Electronic and Document Management System". Anche a primavera falliscono i progetti!

Questi approcci non si improvvisano, ma sono frutto di studi o esperienze maturate sul campo, immaginando tutte le reazioni del lettore, compresa la mia di ammirazione. Noi possiamo imparare molto dagli esempi di altri, piuttosto che digerire interi trattati di psicologia. Ciò che va ricordato è che la comunicazione è sempre a due vie e che anche il silenzio o la brevità a volte necessari, sono una efficace forma di comunicazione.

Alcune domande che dovremmo porci nel comunicare sono:

• cosa desidero comunicare?

• quale è il risultato che desidero ottenere da questa  comunicazione?

• chi rappresenta il target di audience?

• quale livello di dettaglio è necessario?

• ho tutte le istruzioni per comprendere il messaggio?

• come faccio ad essere sicuro che il messaggio viene compreso?

• quale formato deve avere il messaggio?

• con quale frequenza bisogna comunicare?

Un  aspetto molto importante della comunicazione è la valutazione dell'impatto. Immaginate quale impatto ci sarebbe stato sulla popolazione, se le autorità avessero annunciato in televisione che  stavano per distruggere le Torri Gemelle,  ammesso che lo sapessero.

Un altro aspetto della comunicazione è l'ambiguità. Un esempio banale di comunicazione ambigua lo generano i vari formati delle date. Se in un contesto internazionale, scriviamo semplicemente: 02/04/03, può significare:

3 aprile 2002, 2 aprile 2003, 4 febbraio 2003 o 4 marzo 2002.

Nell'ambito dei progetti, la  comunicazione ha varie forme, ognuna con le sue peculiarità: