La letteratura dice che il Project Manager dovrebbe impiegare almeno l'80-85% del suo tempo a comunicare. Comunicare significa scrivere, leggere e commentare, ascoltare, e molto spesso anche parlare. Una battuta goliardica dice: "prima di aprire la bocca, accertarsi di aver acceso il cervello!". Troppo ovvia, per una figura professionale che per definizione deve essere sempre attento,  in ottime relazione con tutti.

Limitiamoci solo alla comunicazione attraverso la parola, cioè al linguaggio da utilizzare per farsi capire, o a volte, quando serve,  per non dire niente di sconveniente.

Immaginate di essere in un ascensore dal 10° al 1° piano ed al 7° piano entra in ascensore il vostro Amministratore Delegato. Voi lo salutate in modo rispettoso e lui per ricambiare la cordialità vi chiede: "dottor Rossi, come va il suo progetto?". Avete il tempo di 4 o 5 piani di ascensore per rispondere una cosa sensata. Qual'è la vostra risposta?

Forse eravate stati felici di averlo incontrato, soltanto un attimo prima, ma adesso sono cavoli amari. Qualsiasi risposta può risultare sbagliata. Una cosa è certa, il vostro Amministratore Delegato  vi ha messo alla prova e in pochi secondi andrà via con una impressione su di voi e dello stato del vostro progetto, sul quale magari stava meditando prima di uscire dalla sua stanza.

Un Project Manager alle prime armi, fino a quando non gli è capitato non si pone questo problema. Un PM un po' più navigato, ha sempre pronta una risposta alla bisogna. E la sua risposta non è la prima che gli viene in mente, ma la sintesi della sintesi di quello che avrebbe voluto sempre dire ai membri del Board.

Tali situazioni possono essere delle opportunità, ma possono anche trasformarsi in un disastro, passando per quello che non si è.

Purtroppo, non è solo questione di linguaggio. L'impressione che il vostro A.D. ricaverà  dalla vostra risposta può essere determinata da voi, basta solo aver immaginato e pensato prima a come rispondere in una simile circostanza.

Un bravo Project Manager dovrebbe avere sempre in mente una presentazione da 30 secondi.

E' una questione di linguaggio, invece, il modo di porre le informazioni. Ecco alcuni esempi di differenza di linguaggio tra un Project Manager  ed un Executive. Ve le propongo in inglese, per non rovinarne l'effetto: