La Gestione del Portfoglio Progetti

Il termine Protfolio Management di recente è diventato molto di moda. In realtà, la gestione del portafoglio progetti consiste in una serie di  modelli finanziari necessari per valutare gli investimenti in base alla loro potenzialità redditività.

La prima distinzione necessaria è che:

• Il Project Management garantisce la corretta esecuzione di un progetto.

• Il Portfolio Management garantisce che venga eseguito il progetto giusto.

La scelta del progetto giusto in base al ritorno degli investimenti può essere effettuata, a intuito, con semplici calcoli o tramite sofisticati modelli di previsione. Per questi motivi, in una recente nota del PMI la Gestione del Portafoglio Progetti viene letteralmente definita con:

 "“the art and science of applying a set of knowledge, skills, tools, and techniques to a collection of projects in order to meet or exceed the needs and expectations of an organization’s investment strategy. It seeks to answer the questions What should we take on? and What should we drop? It requires achieving a delicate balancing of strategic and tactical requirements”

Quindi, la gestione del portafoglio progetti presuppone: conoscenze, competenze, tecniche, strategia degli investimenti, aspettative di business, esigenze strategiche ed esigenze tattiche; il tutto applicato ad un insieme di progetti da autorizzare o respingere, continuare o interrompere.

In pratica, dovendo fare i conti con il budget e volendo perseguire la strategia aziendale, con il Portfolio Management si cerca di investire nel migliore dei modi le risorse finanziarie disponibili.

Come iniziare

Di solito,  si inizia con il proposito di massimizzare i benefici dei progetti in termini di:

• profittabilità,

• bilanciamento del rischio

• allineamento alle strategie di business.

L'aspetto più qualificante del Portfolio Management consiste nel poter prendere decisioni sulla base di dati strategici e priorità aziendali e non in base a iniziative ad hoc basate sulle necessità del momento. Ad esempio, il suo utilizzo potrebbe mettere in luce sprechi dovuti all'utilizzo improprio delle risorse o, ancora più grave,  alla presenza di progetti duplicati.

Il Portfolio Management porta inevitabilmente alla creazione di un repository di progetti da ispezionare periodicamente, per verificare la validità degli investimenti, anche in momenti successivi. Mentre offre benefici indiscutibili, c'è lo svantaggio che si tende a delegare le decisioni a tool ed automatismi, aggiungendo altri livelli di burocrazia.

Anche se il livello di maturità non è ancora abbastanza alto, l'interesse per il Portfolio Management sta crescendo.

Qualche numero dagli USA

Un recente survey di Pmsolutions (Project Management: The State of the Industry ) sostiene che:

• il 23% delle aziende intervistate considera il Portfolio Management  di poca o nessuna importanza. 

• il 45% delle aziende ritiene di essere ad un livello di maturità 3 (su una scala da 1 a 5)  - troppo alto rispetto alla realtà.

• il 70% delle aziende utilizza metodi finanziari per analizzare il proprio portafoglio progetti - una larga maggioranza.

• il 48% delle aziende utilizza metodi di pianificazione strategica come  diagrammi a bolle, alberi decisionali, Balanced Scorecard.

• il 46% utilizza metodi comparativi per la scelta dei progetti da avviare o continuare.

L'importanza del Portfolio Management varia in base alle dimensioni dell'azienda, ma non in modo lineare. 

Su una scala da 1 a 5 la valutazione raccolta è stata:

• 3.4 - piccole aziende

• 3.1 - medie aziende

• 3.7 - grandi aziende.

In generale, la maturità nella gestione del portafoglio progetti è direttamente proporzionale alle dimensioni dell'azienda.

Appare molto più promettente la situazione del Project Management.

• Il 78% delle aziende hanno implementato software di Project Management.

• Almeno il 69% ha implementato una metodologia ed erogata la relativa formazione allo staff.

Mediamente le aziende investono  $745,000 per anno in  Project Management, e solo $193,000 in Portfolio Management.

I problemi più gravi che le organizzazioni stanno affrontando sono:

• 24% - approcci inconsistenti nella gestione dei progetti 

• 20% - difficoltà nell'allocare le risorse 

• 17% - troppi progetti in corso 

• 16% - schedulazione e budget

Ovviamente tutti questi dati si riferiscono al mercato americano, ma la situazione italiana non dovrebbe essere dissimile. Anzi c'è il sospetto che vi sia ancora meno sensibilità verso Project e Portfolio Management.

Il Portfolio Management, in momenti di crisi, in cui non è ammesso sbagliare un investimento, sta diventando una necessità evidente per tutti. Anche le piccole imprese che gestiscono piccoli progetti con poche risorse, dovrebbero valutare molto attentamente quali progetti perseguire per non finire fuori mercato, in presenza di continui ed improvvisi cambiamenti del contesto globale.

Il Portfolio Management  dovrebbe evidenziare i progetti più appropriati per soddisfare piano strategico,  goal, visione, missione, cultura e priorità per il business.

Cosa fare

1. Inventariare i progetti e classificarli in base a validi criteri di accettazione. I criteri possono riguardare:

• impatto finanziario stimato,

• fattori di rischio,

• risorse necessarie,

• risorse chiave,

• dipendenze,

• tipologia di progetto,

• tempificazione,

• principali milestone,

• benefici per il cliente,

• altre specificità dell'impresa.

Con queste informazioni è più facile il confronto della profittabilità e della convenienza dei vari progetti, consentendo di prendere la giusta decisione in presenza di limitazioni di budget o di risorse in generale.

2. Stabilire dei sani criteri di scelta dei progetti profittevoli. Di solito, questi criteri derivano direttamente dal piano strategico e dai goal dell'impresa. Comunque, i progetti possono essere sintetizzati su una matrice per evidenziare il loro contributo in termini di fatturato, la durata, l'economicità, la profittabilità, etc.

   Tali criteri sono fondamentali per consentire all'alto management di decidere con razionalità, senza farsi influenzare dai team di progetto o dalle Unità dominanti nell'azienda.

    

3. Bilanciare o ottimizzare il portafoglio progetti. Il punteggio ottenuto indica la priorità dei progetti in base ai criteri precedentemente definiti. Bilanciare il portafoglio progetti, invece, significa  stabilire il mix ottimale, prendendo in  considerazione l'insieme di tutti i progetti e non i singoli progetti. Con l'aiuto di diagrammi a bolle, o tecniche similari, si possono mettere in evidenza le criticità ed i vantaggi di ogni progetto.  Infine si può utilizzare un diagramma a quadranti per rappresentare i vari progetti in base a fattori come i potenziali rischi, il potenziale ritorno degli investimenti, il bisogno di risorse, etc..

La gestione del portafoglio progetti è un processo iterativo. Una volta impostato ed ottimizzato, l'inventario progetti deve essere continuamente monitorato in modo che sia sempre adeguato agli obiettivi di business. Di solito, si stabiliscono delle riunioni periodiche per decidere l'avvio di nuovi progetti e la continuazione/cancellazione di quelli in corso.

Conclusione

In conclusione la gestione del portafoglio progetti è fondamentale per realizzare nuovi prodotti. Ma non è così semplice come appare. Bisogna massimizzare il valore del portafoglio, bilanciare lo sviluppo dei progetti con il giusto numero di progetti e allineare il portafoglio alla strategia aziendale. Non esiste un modello di Portfolio Management infallibile, perciò non è escluso che si possano utilizzare più tecniche per scegliere i propri progetti. La cosa fondamentale è che bisogna avere almeno un metodo, perchè qualunque metodo è meglio di niente.

Ciò che emerge con enorme criticità è che molte aziende piccole, medie e grandi navigano a vista, correndo enormi rischi di trovarsi in un vicolo cieco, impegnati finanziariamente in progetti fuori mercato.

A riprova di quanto detto uno studio recente di Stage-Gate  consiglia caldamente di porsi i seguenti macro obbiettivi:

1. Massimizzare il valore del proprio Portafoglio Progetti

2. Bilanciare il proprio Portafoglio progetti

3. Allineare il Portafoglio Progetti alla Strategia di Business

4. Stabilire il corretto numero di progetti da finanziare.